Início do blogSe você não sabe o que é ClickUp, chegou no lugar certo. Aqui vamos te ensinar tudo o que você precisa saber para entender a plataforma e conseguir se organizar da melhor forma.
É claro, não vamos aprofundar em todas as mini possibilidades na plataforma, até porque são muitas, para elas, recomendamos que você tire um momento para explorá-la. Caso ainda tenha dúvidas ou se perca em alguma ferramenta, nós contamos com uma equipe de suporte especializada para te ajudar! Do contrário, tudo sobre as principais ferramentas, opções e possibilidades, você aprenderá aqui, agora. Siga a leitura e veja mais!
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ClickUp: o que é? Como usar?
O que é ClickUp se não uma das melhores plataformas para organização de projetos e gerenciamento de tarefas atualmente, unindo as melhores funções das principais ferramentas do mercado!?
Nessa plataforma você consegue separar e dividir seu espaço de trabalho por projetos, necessidade ou ações principais, delegar tarefas, prioridades, data de entrega e até mapear o seu tempo de trabalho em cada tarefa.
É possível também definir metas, delegar o dia de ação das tarefas, criar fluxogramas e muitas outras opções. Ficou interessado em saber mais sobre? Siga o nosso passo a passo para usar o aplicativo:
1. Cadastro e primeiras configurações
Para começar, faça o seu cadastro. Acesse o site do aplicativo, clique no botão “sign up” que aparecerá no canto superior, é necessário colocar alguns dados básicos para iniciar e, posteriormente, será solicitado alguns outros, como nome da organização, criação do workspace, etc.
Com isso feito, você será redirecionado para preencher as configurações do aplicativo e personalizando-o para a sua necessidade de gerenciamento e organização. Você pode definir as funcionalidades e habilitações para uso simples, intermediário e avançado.
2. Tour pela ferramenta
O que é ClickUp sem as ferramentas, não é mesmo? Por isso, assim que você efetuar seu login, é importante dar uma estudada nas possibilidades e ferramentas disponíveis para você e seus colaboradores.
Por exemplo, já você terá os workspaces, os spaces, as tarefas e as pastas. Os workspaces é toda a sua área do aplicativo disponível para ramificar, já os espaços podem ser, por exemplo, um setor da agência, lá terão pastas e listas, com as tarefas e ações necessárias em casa espaço.
Comece com a aba “inicio”, lá você pode conferir as tarefas mais importantes, o status delas e acompanhar àquelas que estão para hoje, atrasadas e as futuras, ambas filtradas para sua organização.
Caso tenha configurado a opção com calendário, ao lado você o terá também, onde você poderá designar tarefas para o dia, clicando no horário desejado. Inclusive, ele oferece sincronização com o Google Agenda.
Na aba de notificações você poderá ver as ações relacionadas a você, se mantendo a par dos projetos.
É quase idêntica às notificações de uma rede social, onde você vê tudo que ainda não viu, como menções em mensagens, comentários, documentos ou outros lugares em que colocaram seu @. Também mostra o andamento de tarefas, mudanças no status dela, etc.
Depois, clique em “Mostrar mais” e vá para “Pulse”. Nessa aba você terá acesso a todas as pessoas que estão online no momento.
Abaixo há também a aba de “Metas” que vai te ajudar a trackear e quantificar seus objetivos: elas podem ser configuradas de maneira personalizada com suas listas, tarefas e status de modo que, conforme as tarefas vão se atualizando (criando-se mais ou concluindo-se), as metas também são atualizadas.
Abaixo temos os seus Favoritos, Espaços (que você pode separar por cliente, setor, tipo de ação ou o que for melhor — falaremos sobre abaixo), Painéis (são dashboards que podem ser customizadas de maneira personalizada ou criadas a partir de modelo pré-configurados, elas ajudam na tomada de decisões baseado em dados das tarefas e projetos) e Documentos.
3. Criando um espaço no ClickUp
Certo, com isso você conseguiu entender melhor o que é o ClickUp e como você pode usá-lo, agora está na hora da prática. Vá em “espaços” e adicione um, dentro dele terá as tarefas e subtarefas necessárias.
Existem várias opções de configuração de seu espaço. Por exemplo, se a sua empresa for B2B, você pode separar por cliente e, assim, elencar suas atividades referentes a ele.
Caso você seja B2C, você pode separar espaços por setores da empresa, ou no máximo por um produto específico — no caso de clientes que utilizam uma ou mais listas inteiras, o ideal é uma criação de pasta dentro do espaço.
Dá para separar por curso e até mesmo por atividade (cuidados da casa, estudo, trabalho, etc), se for para uso pessoal.
Clique em “Novo Espaço” e vá em “Modelos” caso queira explorar algo já pré-definido pela plataforma: isso pode facilitar e muito a sua vida!
Com tudo definido, escolha a cor e o avatar, com quem será compartilhado e depois decida o status e prioridades das tarefas.
Ative ou desative aplicativos que compõem o seu espaço e configure a visualização. E pronto!
4. Como criar uma lista no ClickUp e muito mais!
Com o seu espaço criado, chegou a hora de criar as listas. Elas são, resumidamente, uma aba para abrigar várias tarefas, permitindo melhor segmentação do espaço. Então, levando como exemplo a ideia de separar por clientes, pense da seguinte forma:
Espaço: Setor A
Lista: atividades x
Lista: atividades y
Caso perceba que apenas as listas não são o suficiente para a separação necessária, você pode criar Pastas, também no botão de “+” ao lado do espaço. Por exemplo:
Espaço: Setor B
Pasta: Mídias Sociais
Lista: Produção de Imagens
LIsta: Produção de legendas
Pasta: SEO
Lista: Produção de conteúdos
Lista: Upload de conteúdo
Pasta: Controle do Projeto
Lista: Reuniões e Relatórios
Lista: Estratégias em Execução
Além de tudo isso, você também pode criar documentos e quadros brancos para fazer brainstorming, fluxograma, mapeamento de conceito, listas, matrizes, notas, etc, tudo clicando no “+”!
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5. Como criar uma tarefa no ClickUp?
Essa é uma parte muito interessante, mas em todas as páginas você terá um ícone na lateral inferior, que vai te permitir criar uma tarefa a qualquer momento. Lá você pode, inclusive, fixar outras ações como rastreador de tempo, lembretes, gravação de tela, novo documento e muito mais.
De qualquer forma, basta clicar em “+ Tarefa” e delegar um nome, uma responsável, uma lista ou pasta, descrição (opcional), sub-tarefas (opcional) e muito mais.
Digitando “/” você tem acesso a uma atalho com todas as opções do que é possível criar no corpo da descrição da tarefa ou no comentário da mesma. Aliás, basicamente em tudo que se for digitar no Click-up ao inserir um “/” você pode chamar um comando especifico.
Clique em criar e pronto.
Importação de tarefas de outras ferramentas
Cada importação é diferente, porque depende do software. No ClickUp é possível importar tarefas de outros aplicativos, como:
- Excel & CSV;
- asana;
- Monday;
- Trello;
- Jira software;
- Todoist;
- Basecamp;
- Wrike;
- E mais.
Vá no canto inferior esquerdo e clique no ícone do seu workplace, depois vá em Importar/Exportar (abaixo de Configurações).
Clique em “Comece importação” e depois selecione de qual software você deseja trazer as tarefas. Feito isso, autorize a integração para ter o compartilhamento de dados. Quando tudo for puxado, você poderá selecionar todas as atividades ou apenas as desejadas.
Com tudo selecionado, escolha entre as definições de lista ou status. Se o seu outro aplicativo era distribuído por setor, por exemplo, como “Conteúdo | Tráfego | Comercial | etc”, selecione a opção de lista. Se estava separado por estágio, como “Produção | Revisão | Aprovação | etc”, selecione a opção de status.
O ClickUp perguntará também se deseja importar anexos, quadros, usuários ou outras informações do outro software. Escolha e pronto, importação feita.
6. Integre o ClickUp com outras ferramentas
Ótimo, então você aprendeu o que é ClickUp e como usá-lo, vamos para as integrações de ferramentas.
O aplicativo possui várias possíveis integrações para facilitar a sua empresa, por isso, clique no seu workplace no canto inferior esquerdo, vai abrir uma janela de opções, clique em “integrações” e faça o processo com os seus aplicativos.
Como se organizar com ClickUp?
A melhor forma de se organizar no ClickUp é sempre adicionando as informações necessárias, realmente definir bem a prioridade das tarefas, a data de entrega, o dia de execução, os responsáveis e por aí vai.
Com isso, vai ser bem mais fácil não se perder nas suas tasks. Além disso, documente tudo que um dia possa precisar, seja com documentos mesmo ou com tarefas!
Uma dica é usar a visualização “carga de trabalho” e identificar possíveis gargalos ou melhorias nas tarefas, que podem ser alteradas apenas clicando, segurando e arrastando as tarefas conforme a necessidade da gestão.
Lembre-se também de deixar os seus espaços o mais subdividido possível, para nada ser perdido ou deixado para trás. Ter uma visão geral dos processos e do que precisa ser feito fica muito mais simples quando estão divididas em pastas.
Tem ClickUp em português? Como colocar?
Tem sim! Clique no botão do seu workplace e vá em configurações, desça um pouco a página, abaixo das cores você verá “Configurações de idioma e região”, lá você poderá trocar para o português.
Como convidar pessoas para o ClickUp?
Vá nas configurações de workplace e clique em “Pessoas”, nesta página, no canto superior direito, você terá um botão de “Convidar”. Basta colocar o e-mail da pessoa ao lado e clicar no botão.
É importante que você entenda também a diferença entre convidados, administrador, proprietário e membros:
- Membros: aqueles que trabalham na sua organização e precisam usar ativamente o Clickup;
- Proprietários: cada espaço de trabalho tem um, sendo a pessoa que criou ou quem recebeu a propriedade pela transferência do proprietário original;
- Administradores: são aqueles responsáveis pelo gerenciamento do espaço, com foco em faturamento, permissões e/ou integrações. É um membro de cargo maior, digamos assim;
- Convidados: são aqueles convidados a conferir itens em específico, podendo ser internos (trabalham com você, mas não precisam ter acesso a tudo) ou externos (de forma da sua organização, como clientes ou orientadores).
Como gravar tela no ClickUp?
No canto inferior direito você verá o botão de criar nova tarefa e, ao seu lado, um botão com 4 quadradinhos. Ao clicar nele, você terá a opção tanto de gravar a tela quanto de fixar esse botão junto do de criar tarefas. Inclusive, é possível também compartilhar a gravação de tela com quem quiser.
Como criar formulário no ClickUp?
Se você tem o plano business e precisa de ferramentas de captação de leads ou de organização de contato, por exemplo, as opções de formulário são ótimas. Assim como o Google Forms exporta respostas para uma planilha, o formulário do ClickUp exporta cada respostas como uma tarefa, para que você possa designar um responsável para o contato.
Para isso, basta ir em uma lista de sua preferência, clicar em “+ Visualização” e procurar a opção formulário ao final. Lá você poderá definir quais são os campos necessários e onde eles serão salvos (normalmente na descrição da tarefa). Ao estruturar o formulário, você pode salvar o link e compartilhar com as pessoas, ou integrá-lo ao seu site.
No plano pago também é possível criar automações que direcionem as tarefas criadas pelos formulários de acordo com as respostas recebidas, economizando tempo e direcionando as tarefas para a equipe ou pessoas corretas, além de realizar parte do trabalho repetitivo em documentar as atividades.
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Como criar uma tag no ClickUp?
Vá em uma lista e passe o cursor sobre uma tarefa, ao fazer isso você terá a opção de editar, criar sub-tarefa ou colocar tag. Para criar uma, basta clicar no botão e digitar a nova tag desejada. Ela ficará pré-definida, então na próxima vez, ao invés de escrever novamente, basta selecioná-la.
Agora nos diga, conseguiu entender o que é ClickUp e como usá-lo?
Esperamos que este conteúdo tenha realmente servido para te auxiliar na sua organização e melhorar a sua produtividade e saiba que pode contar com nossos especialistas para sanar qualquer dúvida que você tenha ou mesmo para te ajudar a conhecer e explorar a plataforma.
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