Como usar Dropbox: 13 usos com passo a passo completo!

O Dropbox vem para auxiliar você e sua equipe a otimizar, armazenar e compartilhar arquivos da empresa entre si e entre os clientes, de forma segura e muito mais, afinal, é uma ferramenta de produtividade, segurança e colaboração.

Para isso, primeiramente é necessário ter a sua licença da ferramenta e aprender como usar Dropbox. É por isso que estamos aqui, para te apresentar 13 possíveis dúvidas e trazer o passo a passo necessário. Confira!

SUMÁRIO

1. Como criar a sua conta na ferramenta

2. Como descobrir o e‑mail da sua conta 

3. Como acessar sua conta em cada dispositivo 

4. Como adicionar um arquivo

5. Como enviar fotos automaticamente do app para outros dispositivos

6. Como fazer backup do seu computador

7. Como criar uma pasta no Dropbox

8. Como digitalizar documentos e enviá‑los para a ferramenta

9. Como criar pastas automatizadas na ferramenta

10. Como usar o DropBox Sign

11. Como usar cada ferramenta disponível no seu Dropbox

12. Como visualizar os alertas de segurança

1. Como criar a sua conta na ferramenta

O primeiro passo para aprender a como usar Dropbox é conseguir criar a sua conta, então, para isso, vá ao site da ferramenta e clique em Sign In. Depois basta colocar o endereço de e-mail e clicar em continuar. 

Nessa próxima página, coloque seu nome, sobrenome e escolha uma senha única e forte. Clique em “Concordar e criar conta” e pronto!

2. Como descobrir o e-mail da sua conta

Caso não se recorde qual foi seu e-mail de login, não se preocupe. O seu nome de usuário é o começo de seu e-mail. 

Se isso não for o suficiente para identificar, confira os outros dispositivos vinculados à sua conta por meio de arquivos compartilhados ou confira as informações de pagamento compartilhadas para o pagamento da assinatura.

3. Como acessar sua conta em cada dispositivo 

Digamos que você já possui a sua conta, por onde deve fazer o login? Tem três opções para isso, sendo pelo site da ferramenta, aplicativo para desktop ou o aplicativo para dispositivos móveis. Em ambos os casos você consegue realizar o seu login.

Acessar sua conta pelo site

• Abra uma aba no navegador e acesse o site;
• Clique em Login no canto superior direito;
• Coloque seu e-mail ou escolha acessar pelo Google/Apple;
• Digite sua senha e pronto.

Conseguindo realizar o login, aprender como usar Dropbox ficará muito mais fácil!

Baixar e acessar a ferramenta pelo aplicativo desktop

• Baixe o aplicativo pelo site da ferramenta, no diretório “/downloading”; (para sistemas operacionais Linux, Windows e macOS)
• Clique duas vezes no ícone do Dropbox, já na sua pasta, para instalar;
• Instalação finalizada, aparecerá um ícone do Dropbox na barra de tarefas do Windows ou em menus do Mac, e na pasta do disco rígido;
• Abra o app e faça o login normalmente;

Baixar e logar o aplicativo em dispositivos móveis

Entender como usar Dropbox no celular também é muito importante, porque te dá mais maleabilidade e flexibilidade no uso da ferramenta. 

Vá na Play Store ou na Apple Store e busque “Dropbox” na barra de busca. Clique em instalar e espere a finalização. Assim que estiver pronto, acesse o aplicativo e realize seu login normalmente.

Confira também: Novidades na ferramenta — Dropbox Dash

4. Como adicionar um arquivo

Com tudo logado e acessado devidamente, chegou a hora de começar a upar seus arquivos e realmente fazer uso dessa ferramenta. Veja como:

Adicionar um arquivo pelo site

Com o login realizado, basta escolher um arquivo de seu computador, selecionar e depois arrastar para a pasta da ferramenta, o soltando lá. Caso não goste dessa forma, basta seguir esses passos:

• Vá em “Todos os arquivos” na barra lateral esquerda;
• Encontre a pasta desejada para deixar o arquivo;
• Clique no botão “Enviar” e escolha entre arquivos ou pasta;
• Ao escolher, navegue até encontrar o que deseja upar e selecionar;
• Clique em “Abrir”.

Adicionar arquivos pelo app do computador

Aprender como usar Dropbox pelo aplicativo do desktop também pode ser importante. Você pode arrastar os arquivos da mesma forma como na versão do navegador, ou então, clique no menu “Salvar como” disponível no aplicativo e selecione o arquivo de seu computador. 

Esse arquivo vai ser automaticamente sincronizado na versão de navegador e de mobile.

Adicionar um arquivo pelo app para dispositivos móveis

Caso estiver usando em seus dispositivos móveis, o upload também é bem simples, mas variam conforme o dispositivo. 

De qualquer modo, normalmente é possível ver um “+” no canto da tela e, clicando nele, é possível escolher entre criar arquivos ou upar do dispositivo. 

Tudo que for realizado na versão mobile será sincronizado com as outras versões.

5. Como enviar fotos automaticamente do app para outros dispositivos

É possível sincronizar o seu Dropbox para que as fotos e vídeos da câmera sejam salvas automaticamente e fiquem disponíveis nos dispositivos com a ferramenta. Para isso, siga o passo-a-passo específico para seu aparelho:

Android:

• Vá no botão de “menu” do aplicativo.
• Clique em “Configurações”.
• Vá em “Envios da câmera” e clique em “Ativar envios da câmera”.
• Clique em “Permitir”.

iOS:

• Clique no botão “Conta”.
• Vá em “Envios da câmera”.
• Clique em “OK” para conceder o acesso às suas fotos e vídeos;
• Escolha o que deseja copiar;
• Informe se pode, ou não, usar dados móveis;
• Vá em “Fazer backup das minhas fotos” ou algum nome semelhante.

6. Como fazer backup do seu computador

Um dos usos mais importantes para essa ferramenta é, sem dúvida, o backup dos computadores — especialmente quando estamos falando do uso empresarial.  Por isso, vamos te ensinar como usar Dropbox para fazer isso:

• Feche todas as abas e janelas abertas;
• Abra o seu aplicativo desktop da ferramenta;
• Vá no seu avatar ou iniciais no canto superior direito;
• Clique em “Preferências”;
• Vá em “Backups” e depois em “Configurar”
  Atenção: com o Dropbox Backup Beta é possível clicar em “Modificar seleção de pastas” para adicionar qualquer outra pasta do seu dispositivo não listada anteriormente;
• Em “Adicionar um backup”, selecione o que seja fazer backup;
• Caso realize o backup de computador, clique em “Vamos começar”
  Já, se for fazer de um disco rígido externo, vá em “Fazer backup de [nome da unidade]”;
• Marque as pastas que deseja copiar;
• Vá em “Configurar” ou “Fazer backup”;
• Se estiver usando um Mac, clique em “OK” para permissão de acesso às pastas.

Confira também: Conheça o ClickUp — a solução de organização para sua empresa!

7. Como criar uma pasta no Dropbox

Para criar uma pasta pela ferramenta no navegador, basta acessar o site, clicar em “Criar”, selecionar “Pasta”, escolher o nome e criar. 

Criar pelo app em Android:

• Abra o aplicativo no dispositivo;
• Toque no “+” presente na tela;
• Clique em “Criar nova pasta”;
• Dê um nome e clique em criar.

Criar pelo app em iOS:

• Abra o aplicativo e clique no sinal de “+”;
• Escolha “Criar pasta” e depois em “Nome da pasta” para nomeá-la;
• Coloque o nome e conclua.

Como compartilhar um arquivo ou pasta pela ferramenta

Agora que você já aprendeu várias formas de como usar Dropbox, chegou a mais legal: os backups de computadores. Siga a leitura para todas as instruções:

Compartilhamento pelo navegador

• Com o login realizado, encontra o que deseja compartilhar;
• Passe o cursor sobre ele ou clique com o botão direito;
• Clique no ícone “Compartilhar” e digite o e-mail que deseja ter acesso;
• No menu suspenso, selecione “Pode editar” ou “Pode visualizar”;
• Vá em “Configurações” para personalizar acessos ou desabilitar os downloads (com senhas e/ou prazos de validade);
• Clique em “Compartilhar arquivo” ou “Compartilhar pasta”

Outra opção é por meio do compartilhamento de link para acesso. Basta clicar em “Criar” e copiar o link para envio. 

Compartilhamento pelo aplicativo do Dropbox para desktop

• Com o aplicativo aberto, encontre o que deseja compartilhar e vá em “Compartilhar”.
• Escolha o e-mail, nome ou grupo;
• Delimite se pode editar ou apenas visualizar;
• Finalize clicando em compartilhar;

Para copiar o link de compartilhamento, basta:

• Encontrar o arquivo desejado;
• Clicar nos três pontinhos;
• Clicar em “Compartilhar”.
• Depois, clique em “Criar um link” e copie.

8. Como digitalizar documentos e enviá‑los para a ferramenta

Vamos te ensinar como usar Dropbox Scanner: com ele você pode organizar, compartilhar e realizar digitalizações, assim como buscar textos presentes nos documentos digitalizados por meio do reconhecimento óptico da ferramenta.

Para isso, siga os passos:

• Abra o aplicativo no seu dispositivo móvel;
• Clique no botão de “+”;
• Vá em “Digitalizar documento” e permita acesso do aplicativo;
• Tire a foto do documento desejado ou selecione uma imagem do seu rolo de câmera;
• Agora você pode otimizar o formato, tamanho, cor e até mesmo adicionar novas páginas.

9. Como criar pastas automatizadas na ferramenta

• Faça seu login;
• Vá em “Criar” e depois em “Pasta automatizada”.
• Dê um nome a ela e selecione a opção de automação. Dentre elas você pode escolher que os arquivos adicionados sejam:
• Salvos como PDF;
• Descompactados;
• Marcados (planos Dropbox Professional, Standard, Advanced e Enterprise);
• Salvos como imagens;
• Salvos como vídeos;
• Organizados por categoria;
• Clique em “Criar”.

Como adicionar uma automação a uma pasta existente

• Com o login feito, vá à pasta desejada e clique nos três pontinhos
• Selecione “Adicionar automação”.
• Escolha uma opção de automação e depois vá em “Seguinte”.
• Siga as instruções e depois é só adicionar.

Como compartilhar uma pasta automatizada

Da mesma maneira que compartilhar qualquer outra pasta, a única diferença é que os outros usuários terão uma nota avisando que se trata de uma pasta com automação.

10. Como usar o DropBox Sign

No painel esquerdo, vá em assinatura, lá você pode:

• Criar um documento do zero — clique em "+ Criar"
• Criar um modelo de assinatura — vá no botão "Criar modelo"
• Assinar um documento — vá em "autoassinar"
• Solicitar que a assinatura de outros usuários — clique em "obter assinatura" 
• Criar sua própria assinatura do zero — clique em "Crie sua assinatura"

11. Como usar cada ferramenta disponível no seu Dropbox

No painel, busque o botão com 9 bolinhas no canto superior direito (desktop). No aplicativo é importante conferir se a ferramenta desejada possui um aplicativo próprio, do contrário, pode ser usado pelo próprio menu no mobile.

Lembre-se que algumas das ferramentas devem ser compradas separadamente.

12. Como visualizar os alertas de segurança?

Toda vez que o Dropbox detectar uma ameaça, você será notificado. Entretanto, é possível visualizar detalhes deste alerta. Para saber como acessar, siga o passo a passo abaixo: 

• Abra a sua conta de administrador no site dropbox.com;
• Clique em “Administração”
• Logo após, clique em “Segurança”
• Encontre no painel “Alerta de segurança”
• Clique em (...) ao lado do alerta que você quer analisar;
• Clique em “Abrir detalhes do alerta”. 

A partir de agora, você consegue restaurar na página de atividade, enviar e-mail diretamente para o membro da equipe que acionou o alerta, suspender algum membro da equipe, confirmar e remover, entre outros recursos para a mitigação de riscos de ransomware. 

13. Como usar o Dropbox Passwords?

Outro recurso importante de aprender como usar no Dropbox é o Passwords: 

Adicionar ou editar logins no navegador

• Abra a extensão;
• Clique em adicionar ou editar;
• Altere as informações necessárias e clique em “Salvar”. 

Compartilhar logins de contas ou cartões de pagamento

• Abra a extensão ou o aplicativo do Dropbox Passwords;
• Clique no (...) ao lado da conta que irá compartilhar;
• Digite o endereço de e-mail do destinatário e compartilhe o login ou cartão de pagamento.

Remover o acesso de uma pessoa

• Abra a extensão ou aplicativo;
• Clique em (...) do lado da conta da pessoa que quer remover;
• Clique em “Remover acesso”
• Confirme quando aparecer a notificação “Sim, remover”.

Agora nos diga, conseguiu tirar suas dúvidas sobre como usar Dropbox? Esperamos ter te auxiliado da melhor forma. Confira também nosso artigo sobre mineração de dados e até a próxima!